Khi có quá nhiều việc, danh sách dài hơn thường không giúp bạn bình tĩnh hơn. Việc cần làm là biến cảm giác “cái gì cũng gấp” thành một thứ tự có lý do.
Bước 1: ghi đầu ra, không chỉ ghi tên môn
Trong ba phút, viết mỗi việc thành một đầu ra có thể kiểm tra:
- “Nộp dàn ý 500 chữ” thay cho “làm tiểu luận”.
- “Giải và đối chiếu 20 câu chương 3” thay cho “ôn Kinh tế”.
- “Chốt phân công và gửi nhóm” thay cho “bài nhóm”.
Nếu chưa biết đầu ra là gì, việc đầu tiên chính là đọc lại yêu cầu và xác nhận phạm vi.
Bước 2: chấm ba câu hỏi
Với từng việc, trả lời nhanh:
- Không làm hôm nay thì hậu quả nào xảy ra?
- Có ai khác đang chờ phần của mình không?
- Bước nhỏ nhất để tạo tiến triển là gì?
Ưu tiên việc có hậu quả gần và đang chặn người khác. Sau đó mới đến việc quan trọng nhưng còn khoảng đệm. Việc chỉ tạo cảm giác bận, không có đầu ra hoặc mốc rõ ràng nên đứng sau.
Bước 3: khóa một phiên làm việc
Chọn một việc và đặt phiên 25–50 phút. Trong phiên đó, đóng tab và thông báo không liên quan. Nếu cần một bộ đếm đơn giản, dùng Pomodoro học tập.
Khi hết phiên, bạn chỉ cần quyết định một trong ba việc: hoàn tất, chia nhỏ bước tiếp theo hoặc xin hỗ trợ. Đừng quay lại xếp toàn bộ danh sách từ đầu.
Mục tiêu của ưu tiên không phải làm hết mọi việc. Mục tiêu là tránh để việc quan trọng nhất bị chìm trong những việc dễ làm hơn.